发送合同的邮件应怎么说明

随着互联网的普及，越来越多的合同以电子邮件的形式发送给对方，这给合同的发送方带来了一些问题，如何让接收方明确合同的内容、意义和操作。本文将从多个角度分析如何在发送合同时写好邮件内容。

邮件标题

邮件标题是读者第一眼看到的内容，它应该明确传达合同的主旨和重要信息。例如，可以使用“请查收XXX合同”、“XXX合同”、“合同签署通知”等标题，尽可能简洁明了。如果需要提醒对方签署，还可以加上“紧急”“重要”等词语，以确保接收方尽快处理邮件。

邮件正文

邮件正文应该尽可能详细地描述合同的内容和意义。首先，要在开头明确邮件的主旨，即XXX公司与XXX公司的合同。然后，可以根据合同内容的重点进行说明。对于一些技术类合同，可以加入技术方面的介绍，如果有需要还可以附上操作指南和常见问题解答。此外，邮件正文中应该注重合同的具体细节，如签署时间、有效期、费用、违约责任等。为了方便接收方查阅，邮件中可以按照章节划分合同内容，并加入标记和超链接。

邮件附件

对于较大的合同，应该将合同作为附件发送，而不是直接在邮件正文中粘贴合同内容。邮件中应明确说明附件的名称和格式，并提醒接收方保存好合同以备后续查询。此外，对于一些重要的合同，邮件中可以要求接收方回执邮件，以确认接到合同并阅读完全。

邮件结尾

邮件结尾可以加上温馨提示，如“如有疑问，请随时与我们联系”、“感谢您的合作”等，以表达发件人的诚意和关心。同时，还应在邮件结尾注明发件人的联系方式，以便接收方在需要时能够与发件人取得联系。